スマートに宴会を仕切る幹事になるために大切なこと

目的に合った会場選定がポイントです

宴会の幹事を引き受けたら、まず行いたいのが目的に合った会場選定です。
職場の飲み会なのか、合コンやコンパなのかで、お店選びはまったく違ってくるからです。
オフィシャルな飲み会なら個室や座敷がある和風居酒屋など、仲間内でワイワイ過ごしたいときも個室があれば周りを気にせずに盛り上がれるでしょう。
合コンやコンパなら、女性が喜ぶようなおしゃれなレストランがおすすめです。
会場選びは、宴会を成功させるためにもっとも大切なポイントとなります。
座が白けないように雰囲気の合ったお店をチョイスしましょう。
参加人数と予算を考慮して、下見の手間を惜しまずリサーチするのがスマートな幹事への近道です。
オフィシャルな行事の場合は、お店の担当者と丁寧な打ち合わせをすることをおすすめします。

出席表があると何かと便利

宴会の日程が決まったら会場探しと同時に日時の告知をおこないます。
お店などの詳細が未定でも、まずは参加者の予定を押さえておくのが安心です。
職場の歓送迎会など主役がいる飲み会の場合は、そのメンバーの出席の確約を忘れないようにしましょう。
会場が決まったら、場所や費用、当日の内容など詳細な点を告知します。
また、オフィシャルな飲み会では、必ず出席表をつくるようにします。
参加者の所属、氏名、参加の可否などを一覧にしておけば、当日の出席確認や会費の徴収チェックにも便利です。
参加者の中に食物アレルギーを持っていたり苦手な食べ物がある人がいるなら、事前にお店に伝えて調整してもらいましょう。
料理やドリンク、飲み放題の内容にも気を配って、参加者全員が楽しめるような心がけが重要です。

宴会の最後まで目配りを忘れないこと

宴会当日は早めに会場入りして、料理・ドリンクの確認や司会進行の流れを簡単にリハーサルしておきます。
出席表を基に、会費徴収のおつりや必要なら領収書も準備しましょう。
個室の場合は、席次や照明、音響なども確認しておくと安心です。
前準備を万端に整えて、落ち着いた気分で参加者を迎えるようにします。
宴会が始まったら、司会進行をはじめとして、料理やドリンクが不足していないか、メンバーが楽しめているかなど、幹事はずっと目配りをしていなければなりません。
主役がいる場合はサプライズを演出するなど、その人に花を持たせることも必要です。
座を盛り上げるためのイベントも企画しておきましょう。
手品や景品付きのビンゴ大会、有志による楽器演奏などは最適なイベントです。
そして、事前に収支の計画を立てておき、予定通りの会計ができれば幹事役として合格でしょう。

西院で宴会にぴったりの場所をお探しなら